En ørkenvandring… Om forsvar af ph.d. afhandlinger

Publiceret Oktober 2004

Det er mit helt generelle indtryk at alle ph.d. studerende i hvert fald et stykke inde i deres ph.d. begynder at tænke over, at ph.d.’en dag skal skrives, indleveres til fakultetet og – endelig – forsvares. Først da kan man kalde sig ph.d. og først da er den del af ens uddannelse forbi og man kan for alvor indlede sin karriere. Men når det er sagt er jeg også overbevist om, at alle ph.d. studerende også har hørt historier om, hvor lang tid, der kan gå fra man afleverer sin ph.d. og til man faktisk for lov til at forsvare den. Og det er dét, denne artikel skal handle om.

Først er det naturligt at se på, hvad der skal ske, fra det øjeblik hvor ph.d.’en bliver afleveret. Det er naturligvis flere ting. Men det vigtigste er, at der skal nedsættes et bedømmelsesudvalg. Dette gøres af den interne ph.d. vejleder, ofte i samarbejde med den ph.d. studerende, og udvalget består oftest af en fastansat lektor eller professor ved fakultetet samt to eksterne bedømmere, som kan være enten fra en dansk eller udenlandsk akademisk institution. Disse mennesker skal så kontaktes, og skal indvilge i at være bedømmere på afhandlingen. Derefter skal afhandlingen læses og en dato for forsvaret skal fastlægges. Så det er helt givet, at det ofte er et puslespil som skal gå op, men omvendt er det altså i bund og grund et spørgsmål om at finde en dato hvor fem mennesker kan mødes (de tre bedømmere, ph.d. vejlederen og den studerende). Det er derfor ikke urimeligt at forvente at dette kan gøres inden for eks. 3-4 måneder og ikke halve eller hele år, som det desværre ofte er tilfældet.

StudentsCorner har forsøgt at finde oplysninger om, hvor lang tid der går fra en ph.d. bliver afleveret og til den bliver forsvaret – men disse statistikker findes enten ikke, eller er meget tidskrævende at få lavet. Men der er dog heldigvis lyspunkter alligevel, for fakulteterne har naturligvis en målsætning om, hvor lang tid sådan en proces skal tage. Som eksempel har Det sundhedsvidenskabelige fakultet ved Kbh. Universitet som målsætning at den studerende skal forsvare senest fire måneder efter indleveringen af ph.d. afhandlingen, hvilket må ses som en rimelig målsætning (ph.d. sekretariatet, Sundhedsvidenskabelige Fakultet). Men omvendt er fire måneder også lang tid, hvis man eksempelvis er i færd med at skifte job og stadig skal holde sig opdateret med sit gamle forskningsområde. Derfor er det stærkt kritisabelt når ph.d. forsvar først foregår op til ét år efter afleveringen.

Der er iflg. ph.d. sekretariatet flere grunde til, at der kan gå længere tid end normalt med at få arrangeret et forsvar. Forudsat, at ph.d. afhandlingen kan godkendes, er flg. virkelige eksempler på at ph.d. forsvaret blev forsinket, meget illustrative:

  • den studerende manglede at aflevere oplysninger ved indleveringen af afhandlingen, f.eks. forslag til bedømmer eller medforfattererklæringer.
  • det var svært at finde egnede bedømmere.
  • de adspurgte bedømmere ikke meldte tilbage om de ville deltage i bedømmelsen.
  • bedømmelsesudvalget ikke afleverede den endelige indstillingen efter gældende frist på 2 mdr.
  • bedømmelsesudvalget fandt, at afhandlingen skulle revideres (forlænger processen med 3 mdr. til den studerende og 6 uger til bedømmelsesudvalget)
  • den studerende ikke gav sekretariatet besked om en forsvarsdato, senest 4 uger efter modtagelse af indstilling fra bedømmelsesudvalget.
  • det var svært ved at finde en forsvarsdato, hvor bedømmelsesudvalg og vejledere kunne deltage.

Som det ses, er det både den studerende selv der skal være opmærksom på at der er visse formalia der skal overholdes. Men samtidig er det også uholdbart at adspurgte bedømmere ikke svarer tilbage, eller at bedømmelsesudvalget ikke afleverer den endelige indstilling til tiden. Endelig må det i langt de fleste tilfælde forventes at bedømmelsesudvalg, vejleder og studerende kan finde en ledig dato indenfor en rimelig tidshorisont.

Når dette er sagt, er det også vigtigt at gøre opmærksom på at mange studerende selv gør meget for at lette proceduren, men alligevel oplever en meget langvarigt og træg administration fra universitetets side. StudentsCorner har kendskab til mindst en håndfuld eksempler på, at ph.d. forsvaret har fundet sted meget langt tid efter de acceptable 3-4 mdr. , og en sådan proces er også ekstremt irriterende og belastende for den studerende. Samtidig virker det rimeligt at kræve at universiteterne lever op til samme krav om punktlighed og professionalisme som man kræver af de ph.d. studerende. Eksempelvis kræves der præcis aflevering af halvårsrapporter i løbet af ph.d.-studiet, ligesom ph.d. afhandlingen jo skal afleveres til tiden, dvs. efter tre år, med mindre der er ansøgt om forlængelse.

Det er derfor glædeligt at man på Det Sundhedsviden-skabelige Fakultet nu har indført en ny procedure. Ifølge denne, skal der 4 mdr. før den studerende skal aflevere ph.d afhandlingen, udsendes et brev samt vejledning til hovedvejlederen med kopi til den studerende, hvori de bliver bedt om at komme med en tidsplan for forløbet med bedømmelsesudvalg, dato for aflevering af en foreløbig indstilling, et foreløbigt resumé af afhandlingens resultater (som hjælp til at finde egnede bedømmere) og en dato for forsvaret.

Hele den procedure, der før startede efter indleveringen af afhandlingen, starter altså nu op 4 mdr. før. Så nu er bedømmelsesudvalg, tidsplan og forsvarsdato er på plads før afhandlingen afleveres. Arbejdet med at bedømme afhandlingen kan derfor nu starte allerede når afhandlingen indleveres til ph.d.-sekretariatet, hvis alle forhold er i orden.

Konklusionen må derfor være, at man i hvert fald på nogen fakulteter er opmærksomme på problematikken, og man må håbe, at sådanne ideer også spreder sig til resten af fakulteterne på de forskellige danske universiteter. Samtidig er det StudentCorners håb, at man som ph.d. studerende også med denne artikel er blevet opmærksom på, at man selv kan gøre meget for at få forløbet med ph.d. forsvaret til at forløbe så hurtigt og gnidningsfrit som muligt. Dette inkluderer at man i tæt samarbejde med vejlederen allerede inden aflevering af ph.d. afhandlingen kan begynde at lave en plan for forløbet af forsvaret, inkl. medlemmer til bedømmelsesudvalg og eksamensdato.